1. Qui intervient dans le traitement de vos données ?
ActiviTee est exploité par Fabrice Joliat, en nom propre, Chemin de la Pavya 22, 1965 Savièse, Suisse. Vous pouvez le contacter au sujet de vos données à info@activitee.golf.
Votre club détermine les informations nécessaires à l’organisation et au suivi de votre activité sportive, attribue les rôles et contrôle les rattachements. Il est responsable des traitements qu’il décide dans ce cadre. ActiviTee lui fournit les moyens techniques et traite ces données pour son compte et selon ses instructions.
Fabrice Joliat est responsable des traitements qu’il décide pour gérer ActiviTee, notamment la relation avec les clubs, la sécurité propre à la plateforme, ses conditions d’utilisation et les demandes qui lui sont adressées. Un compte peut être rattaché à plusieurs clubs ; chaque club reste compétent pour les activités et traitements qu’il organise. Une organisation distincte qui organise un classement doit être identifiée dans les informations relatives à ce classement.
Vous pouvez demander l’identité et les coordonnées du club ou de l’organisation responsable à votre interlocuteur habituel ou à info@activitee.golf. ActiviTee coordonne avec le club les demandes qui concernent son activité.
2. D’où viennent les données ?
Le club crée les comptes Junior, Parent et Coach et renseigne les informations de départ. L’invitation permet d’accéder à ce compte existant. Des informations sont ensuite ajoutées par vous-même, par les représentants autorisés et par l’encadrement sportif, selon leurs droits. Les services techniques produisent également des informations nécessaires à la connexion et à la distribution des communications.
Le club doit vous informer de la collecte et de la transmission des informations nécessaires avant la création du compte, y compris lorsqu’il utilise un import. La présente notice complète les informations propres à votre club.
3. Quelles informations et pour quels usages ?
Selon les fonctions utilisées, les informations comprennent :
• Compte et accès : nom, prénom, identifiant, coordonnées renseignées, date de naissance, photo de profil, club, rôle et liens avec les représentants ; ces éléments servent à attribuer les accès et à retrouver le bon compte ou enfant.
• Activité sportive : handicap, groupes, planning, inscriptions, présence, résultats, classements, évaluations, commentaires et rapports ; ils servent à organiser les activités et à assurer le suivi sportif.
• Échanges et contenus : messages, destinataires, documents, photos, vidéos et annonces Marketplace, ainsi que les coordonnées fournies pour une annonce ; ils servent à communiquer et partager les contenus prévus par ces fonctions.
• Fonctionnement technique : session, préférences, abonnement aux notifications et informations de connexion ou de diagnostic selon les services utilisés ; ils servent à maintenir le fonctionnement et la sécurité.
• Documents juridiques et demandes : version et contenu présenté, langue, décision, date, acteur, enfant ou club concerné, vérification du représentant et suivi des demandes ; ils servent à comprendre et justifier ce qui a été présenté et décidé.
ActiviTee n’est pas un dossier médical. N’utilisez pas ses champs libres, sa messagerie ou ses documents pour conserver des diagnostics, des traitements médicaux, des pièces d’identité ou d’autres informations sensibles sans dispositif spécifique préalablement convenu avec le club et l’exploitant. Si de telles informations sont déposées par erreur, contactez le club ou info@activitee.golf pour en examiner le retrait. Les informations de santé utiles à la sécurité sportive doivent être communiquées au club par le canal adapté qu’il vous indique.
Le compte, le planning et le suivi sportif servent la relation de service avec le club ; la sécurité protège les comptes et les données. Les preuves juridiques et le traitement des demandes répondent aux besoins de justification et aux obligations applicables. L’assistance IA repose sur un choix facultatif distinct. La lecture de cette notice ne constitue pas un consentement global à tous les traitements. Si une autre législation impose des informations ou modalités supplémentaires, elles doivent être précisées pour les personnes et usages concernés.
4. Qui peut consulter les informations ?
Les droits dépendent du rôle, du club et du lien avec la personne ou l’activité. Les managers gèrent les membres et les activités de leur club. Les coachs autorisés utilisent les informations liées à l’encadrement qui leur est confié. Les joueurs accèdent aux informations prévues pour leur espace ; des notes d’encadrement peuvent être privées. Les parents accèdent aux informations de leurs enfants selon le lien et les droits enregistrés. Les échanges de messagerie sont accessibles aux participants autorisés.
Des membres peuvent aussi voir des informations que vous partagez dans une activité, un classement, une actualité ou une annonce. Avant de publier, tenez compte du public de la rubrique. L’exploitant et les personnels habilités à l’administration technique peuvent accéder aux informations nécessaires à l’assistance, à la sécurité ou à la résolution d’un incident. Cet accès doit rester limité à la mission concernée ; il ne leur permet pas de prendre une décision juridique en votre nom. Les prestataires techniques interviennent pour les services décrits ci-dessous.
5. Assistance par intelligence artificielle
La reformulation aide le coach à corriger ou améliorer le seul commentaire sportif qu’il sélectionne. Avant l’envoi à OpenAI, ActiviTee masque les noms connus du joueur et certains identifiants ou coordonnées détectés. Le coach voit le texte ainsi préparé et doit retirer les autres détails identifiants, les informations de santé et les informations sur des tiers avant de confirmer l’envoi. Ce masquage ne garantit pas l’anonymat : le contenu peut encore identifier une personne. Aucun historique de notes, identité de profil, âge ou identifiant interne du joueur n’est ajouté à cette demande. Le coach vérifie la proposition, peut la modifier et choisit de l’adopter ; elle n’est pas enregistrée automatiquement dans le suivi.
Pour les mineurs, cette option est limitée à la reformulation. L’accord du représentant vérifié et le choix positif du junior sont recueillis séparément pour le même joueur, club et version du document. Cette précaution ne remplace pas l’examen de la capacité de discernement : si la compréhension, la représentation ou la situation est incertaine, l’encadrement reste en saisie manuelle jusqu’à clarification. Un refus ou retrait empêche l’usage concerné. Le passage à la majorité nécessite un accord personnel adapté.
Pour un joueur majeur, une option distincte peut également porter sur la préparation de séances à partir de ses notes privées antérieures. Ces notes sont alors transmises par ordre de récence, sans ajout automatique des noms de profil, identifiants internes ou dates exactes ; leur contenu peut rester personnel. L’option réservée à la reformulation des mineurs n’autorise pas cet usage.
L’IA est facultative et nécessite aussi les autorisations du club et du coach, ainsi qu’un dispositif fournisseur adapté aux personnes concernées. Le suivi sportif et la saisie manuelle restent disponibles sans cet accord.
Vous pouvez refuser ou demander le retrait de ce choix auprès du club ou à info@activitee.golf. Le retrait empêche de nouveaux envois pour cette finalité et entraîne l’examen des propositions en attente. Il ne récupère pas les données déjà transmises. Une note déjà relue et adoptée par le coach relève du suivi sportif ; sa rectification ou sa suppression peut être demandée séparément.
6. Prestataires et pays de traitement
ActiviTee utilise les prestataires suivants. Les données ne sont pas toutes traitées en Suisse ; le lieu de la base de données ne détermine pas celui de tous les autres services.
Supabase — authentification, base de données et fichiers
Le projet Supabase de cette application est configuré dans la région de Zurich (eu-central-2). Les sauvegardes de la base et les fichiers stockés sont deux éléments distincts : une sauvegarde de la base ne contient pas les objets du stockage de fichiers.
Vercel — hébergement et exécution de l’application
Les fonctions de cette application sont configurées à Francfort (Allemagne, fra1). Le réseau de distribution et les services d’exploitation peuvent intervenir dans d’autres pays ; cette configuration ne garantit pas que tous les traitements aient lieu dans l’UE ou en Suisse.
Brevo — courriels de service
Brevo indique que ses bases sont hébergées en France, en Allemagne et en Belgique. Le compte ActiviTee est réglé pour conserver les logs transactionnels pendant un mois et ne pas conserver les aperçus des nouveaux courriels. Ce réglage ne prouve pas l’effacement des anciens aperçus ou des copies reçues par les destinataires. Informations Brevo sur l’hébergement : https://help.brevo.com/hc/fr/articles/360001005510-Lieux-de-stockage-des-donn%C3%A9es.
OpenAI — assistance IA facultative et traduction administrative
Le projet nommé ActiviTee est configuré en mode « Global », avec conservation standard, sans garantie de résidence exclusivement européenne ni de conservation nulle. Le régime standard peut conserver des données de surveillance des abus jusqu’à trente jours, sous réserve des exceptions du fournisseur. La désactivation du stockage des réponses dans l’application ne remplace pas une option contractuelle de conservation nulle. Contrôles de données OpenAI : https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.
Les notifications peuvent passer par les services du navigateur ou de l’appareil. Les prestataires peuvent recourir à leurs propres sous-traitants pour l’exploitation, la sécurité et l’assistance. Les lieux d’hébergement ci-dessus ne constituent pas une garantie que tous les accès techniques ont lieu dans ces seuls pays. Le contenu des gabarits envoyé à l’outil de traduction administrative peut inclure les coordonnées de l’exploitant ; il ne doit pas contenir de données de membres.
Tout recours à un destinataire situé dans un pays sans protection reconnue adéquate doit être encadré par les garanties ou conditions exigées par le droit applicable, notamment des clauses contractuelles adaptées et, si nécessaire, des mesures supplémentaires. Le caractère facultatif de l’IA ne remplace pas ces exigences. Vous pouvez demander à info@activitee.golf des précisions sur les destinataires, les pays et les garanties concernant vos données. Toute modification de prestataire ou de ces modalités doit donner lieu à une mise à jour de l’information et, lorsqu’il est nécessaire, à un nouveau choix avant le traitement concerné.
7. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
La conservation dépend de la catégorie et du besoin. Les durées ci-dessous constituent la politique à appliquer au service ; une donnée devenue inutile peut être supprimée plus tôt. Les dossiers d’un autre club ou les droits d’une autre personne ne doivent pas être effacés par erreur à l’occasion d’une fermeture.
Compte créé mais jamais utilisé
Examen après 90 jours suivant sa création ; suppression du compte inutile, après distinction avec un dossier sportif que le club doit encore gérer.
Profil, rattachements et liens familiaux
Pendant la relation utile ; à sa fin, accès obsolètes retirés et clôture des données courantes sous 90 jours. Un accès encore valable dans un autre club est conservé.
Résultats, évaluations et rapports sportifs
Pendant le suivi actif, avec réexamen annuel du besoin ; au maximum 24 mois après la sortie du club, sauf besoin distinct dûment justifié. Les règles des résultats officiels d’une organisation sont communiquées séparément.
Notes privées de coach
Réexamen à la fin de chaque saison et suppression au plus tard 12 mois après la séance, sauf nécessité précise documentée.
Messages et leurs pièces jointes
12 mois après le dernier échange utile ; les discussions toujours actives font l’objet d’un réexamen annuel.
Notifications et traces ordinaires de livraison dans ActiviTee
Au maximum 90 jours après l’envoi ; le rapport sportif source suit sa propre durée. Les copies chez les transporteurs suivent leurs conditions distinctes.
Annonces Marketplace
Retrait des coordonnées de l’affichage à la clôture ; suppression de l’annonce et de ses images sous 90 jours après la clôture, sauf litige précis.
Photos et documents d’activité
Pendant le besoin pour lequel ils ont été déposés, avec réexamen à chaque fin de saison ; suppression lorsqu’ils ne servent plus ce besoin, sous réserve d’une conservation justifiée propre au document.
Préparations IA non adoptées
Suppression lorsqu’elles deviennent inutiles et au plus tard 30 jours après la séance cible ; les notes adoptées suivent la durée des notes sportives.
Informations de vérification d’une demande
Suppression des justificatifs dès qu’ils ne sont plus nécessaires ; conservation d’un relevé minimal du traitement de la demande selon les besoins de preuve.
Les décisions juridiques et les éléments nécessaires à leur preuve sont conservés pendant la relation concernée puis, avec accès limité, pendant la période où ils sont nécessaires à l’exercice ou à la défense d’un droit. La durée dépend de la nature de la décision, du délai de recours applicable et d’une éventuelle procédure en cours ; le besoin est réexaminé au moins annuellement. Ce critère ne justifie pas la conservation indéfinie du dossier sportif complet.
Une exception de conservation doit être motivée, limitée aux données nécessaires et assortie d’une date de réexamen. Les sauvegardes ne sont pas utilisées comme archives courantes ; leur expiration suit le cycle du service de sauvegarde. En cas de restauration, les suppressions validées doivent être réappliquées. Les copies déjà reçues ou téléchargées par un destinataire ne peuvent pas être effacées à distance par la seule suppression de leur source.
8. Informations enregistrées sur votre appareil
L’application conserve des éléments nécessaires à votre session et des préférences, comme la langue ou l’enfant sélectionné. Certaines vues et données de profil sont temporairement réutilisées pour accélérer l’affichage. Une durée de validité d’affichage ne garantit pas la suppression physique de toute donnée du navigateur. Sur un appareil partagé, déconnectez-vous et protégez l’accès à votre appareil.
Les notifications nécessitent une permission du navigateur ou du système ; cette permission ne vaut pas accord à une campagne commerciale ou à un autre usage facultatif. Les préférences et certaines données locales peuvent rester sur l’appareil jusqu’à leur remplacement ou leur effacement dans les réglages du navigateur ou de l’application. La désactivation des notifications se fait également dans les réglages du navigateur ou de l’appareil.
9. Vos demandes et vos choix
Vous pouvez écrire à info@activitee.golf ou utiliser le formulaire « Demande relative à mes données » pour demander un accès à vos données, une rectification, un effacement ou une explication sur leur traitement. Les droits et leurs éventuelles limites sont examinés selon la situation. Nous vérifions votre identité de façon proportionnée avant de transmettre des informations ou d’effectuer une action. Une demande concernant un enfant nécessite aussi de vérifier la qualité du représentant et les droits de l’enfant.
Le formulaire enregistre la demande : il ne supprime pas immédiatement le compte ou ses données. Fabrice Joliat assure le suivi des demandes reçues à l’adresse de contact et leur coordination avec le club concerné. Pour une demande d’accès relevant du droit suisse, la réponse intervient en principe gratuitement dans les trente jours ; un report ou une restriction doit être expliqué selon les règles applicables. Il ne s’agit pas d’une promesse d’effacement automatique sous trente jours. PFPDT, droit d’accès : https://www.edoeb.admin.ch/fr/droit-dacces.
Vous pouvez aussi contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence pour une question relevant de sa compétence. Les voies de droit et, le cas échéant, la compétence d’une autre autorité restent réservées.
10. Évolution de la notice
Chaque version indique sa date et les changements apportés. Lorsqu’un nouveau choix est nécessaire, il vous est présenté séparément. L’historique conserve le contenu exact associé aux décisions enregistrées ; il ne transforme pas une notice d’information en consentement général.