1. Wer ist an der Bearbeitung Ihrer Daten beteiligt?
ActiviTee wird von Fabrice Joliat im eigenen Namen betrieben, Chemin de la Pavya 22, 1965 Savièse, Schweiz. Für Fragen zu Ihren Daten erreichen Sie ihn unter info@activitee.golf.
Ihr Club bestimmt, welche Informationen für die Organisation und Begleitung Ihrer sportlichen Aktivität nötig sind, teilt Rollen zu und kontrolliert Verknüpfungen. Er ist für die Bearbeitungen verantwortlich, über die er in diesem Rahmen entscheidet. ActiviTee stellt ihm die technischen Mittel zur Verfügung und bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen.
Fabrice Joliat ist für die Bearbeitungen verantwortlich, über die er zur Verwaltung von ActiviTee entscheidet, insbesondere für die Beziehung zu den Clubs, die Sicherheit der Plattform selbst, ihre Nutzungsbedingungen und an ihn gerichtete Anfragen. Ein Konto kann mit mehreren Clubs verknüpft sein; jeder Club bleibt für die von ihm organisierten Aktivitäten und Bearbeitungen zuständig. Eine andere Organisation, die eine Rangliste organisiert, muss in den Informationen über diese Rangliste bezeichnet werden.
Sie können bei Ihrer üblichen Kontaktperson oder unter info@activitee.golf nach Identität und Kontaktdaten des verantwortlichen Clubs oder der verantwortlichen Organisation fragen. ActiviTee koordiniert Anfragen, die eine Clubaktivität betreffen, mit dem Club.
2. Woher stammen die Daten?
Der Club erstellt Konten für Junioren, Eltern und Coaches und trägt die Ausgangsinformationen ein. Die Einladung eröffnet Zugang zu diesem bestehenden Konto. Weitere Informationen werden anschliessend von Ihnen selbst, berechtigten Vertretungsberechtigten und Sportbetreuungspersonen entsprechend ihren Rechten hinzugefügt. Technische Dienste erzeugen ausserdem Informationen, die für die Anmeldung und Zustellung von Mitteilungen nötig sind.
Der Club muss Sie vor der Kontoerstellung über die Erhebung und Übermittlung der erforderlichen Informationen informieren, auch wenn er einen Import verwendet. Diese Erklärung ergänzt die Informationen Ihres Clubs.
3. Welche Informationen werden wofür genutzt?
Je nach genutzten Funktionen umfassen die Informationen:
• Konto und Zugang: Name, Vorname, Benutzerkennung, eingegebene Kontaktdaten, Geburtsdatum, Profilfoto, Club, Rolle und Verbindungen zu Vertretungsberechtigten; damit werden Zugänge zugeteilt und das richtige Konto oder Kind gefunden.
• Sportliche Aktivität: Handicap, Gruppen, Planung, Anmeldungen, Anwesenheit, Ergebnisse, Ranglisten, Bewertungen, Kommentare und Berichte; damit werden Aktivitäten organisiert und die sportliche Entwicklung begleitet.
• Austausch und Inhalte: Nachrichten, Empfänger, Dokumente, Fotos, Videos und Marketplace-Inserate sowie für ein Inserat angegebene Kontaktdaten; damit wird über die entsprechenden Funktionen kommuniziert und Inhalt geteilt.
• Technischer Betrieb: Sitzung, Einstellungen, Benachrichtigungsabonnement sowie Anmelde- oder Diagnoseinformationen je nach verwendeten Diensten; damit werden Betrieb und Sicherheit aufrechterhalten.
• Rechtliche Dokumente und Anfragen: angezeigte Fassung und angezeigter Inhalt, Sprache, Entscheidung, Datum, handelnde Person, betroffenes Kind oder betroffener Club, Überprüfung der vertretungsberechtigten Person und Bearbeitung von Anfragen; damit kann nachvollzogen und belegt werden, was angezeigt und entschieden wurde.
ActiviTee ist keine Krankenakte. Verwenden Sie Freitextfelder, Nachrichten oder Dokumente nicht zur Speicherung von Diagnosen, medizinischen Behandlungen, Ausweiskopien oder anderen besonders schützenswerten Informationen, sofern nicht vorher mit Club und Betreiber eine besondere Regelung vereinbart wurde. Werden solche Angaben irrtümlich hochgeladen, wenden Sie sich an den Club oder info@activitee.golf, damit ihre Entfernung geprüft werden kann. Gesundheitsinformationen, die für die Sicherheit beim Sport erforderlich sind, müssen dem Club über den von ihm bezeichneten geeigneten Weg mitgeteilt werden.
Konto, Planung und sportliche Begleitung dienen dem Dienstverhältnis mit dem Club; Sicherheitsmassnahmen schützen Konten und Daten. Nachweise rechtlicher Entscheidungen und die Bearbeitung von Anfragen dienen der Beweisführung und der Erfüllung anwendbarer Pflichten. KI-Unterstützung beruht auf einer gesonderten freiwilligen Entscheidung. Die Lektüre dieser Erklärung ist keine pauschale Einwilligung in alle Bearbeitungen. Falls andere Rechtsvorschriften zusätzliche Informationen oder Verfahren verlangen, müssen diese für die betroffenen Personen und Nutzungen präzisiert werden.
4. Wer kann die Informationen einsehen?
Die Rechte hängen von Rolle und Club sowie vom Bezug zur Person oder Aktivität ab. Manager verwalten die Mitglieder und Aktivitäten ihres Clubs. Berechtigte Coaches verwenden Informationen, die mit der ihnen übertragenen Betreuung zusammenhängen. Spielerinnen und Spieler greifen auf die für ihren Bereich vorgesehenen Informationen zu; Betreuungsnotizen können privat sein. Eltern greifen gemäss der erfassten Beziehung und den zugeteilten Rechten auf Informationen ihrer Kinder zu. Nachrichten sind für berechtigte Teilnehmende des Gesprächs zugänglich.
Mitglieder können auch Informationen sehen, die Sie in einer Aktivität, Rangliste, Neuigkeit oder Anzeige teilen. Berücksichtigen Sie vor der Veröffentlichung das Publikum des Bereichs. Der Betreiber und zur technischen Verwaltung berechtigte Mitarbeitende können auf Informationen zugreifen, die für Unterstützung, Sicherheit oder die Behebung eines Vorfalls nötig sind. Dieser Zugang muss auf die jeweilige Aufgabe beschränkt bleiben; er erlaubt ihnen nicht, in Ihrem Namen eine rechtliche Entscheidung zu treffen. Technische Dienstleister erbringen die nachfolgend beschriebenen Dienste.
5. Unterstützung durch künstliche Intelligenz
Die Umformulierung hilft einem Coach, ausschliesslich einen von ihm ausgewählten sportlichen Kommentar zu korrigieren oder sprachlich zu verbessern. Vor der Übermittlung an OpenAI maskiert ActiviTee bekannte Namen der Spielerin oder des Spielers sowie bestimmte erkannte Kennungen oder Kontaktdaten. Der Coach sieht den vorbereiteten Text und muss vor der Bestätigung weitere identifizierende Angaben, Gesundheitsinformationen und Angaben über Dritte entfernen. Die Maskierung garantiert keine Anonymität: Der Inhalt kann weiterhin eine Person erkennen lassen. Dieser Anfrage werden weder ein Verlauf von Notizen noch die Profilidentität, das Alter oder eine interne Spielerkennung hinzugefügt. Der Coach prüft den Vorschlag, kann ihn ändern und entscheidet, ob er ihn übernimmt; er wird nicht automatisch in der sportlichen Betreuung gespeichert.
Bei Minderjährigen ist diese Option auf die Umformulierung beschränkt. Die Zustimmung der überprüften vertretungsberechtigten Person und die positive Entscheidung der Juniorin oder des Juniors werden getrennt für dieselbe Person, denselben Club und dieselbe Dokumentfassung eingeholt. Diese Vorsichtsmassnahme ersetzt die Beurteilung der Urteilsfähigkeit nicht: Sind Verständnis, Vertretung oder die Situation unklar, geben die Betreuungspersonen Texte bis zur Klärung weiterhin manuell ein. Ablehnung oder Widerruf verhindern die betreffende Nutzung. Mit Eintritt der Volljährigkeit ist eine entsprechende persönliche Zustimmung nötig.
Bei volljährigen Spielerinnen und Spielern kann eine gesonderte Option auch die Vorbereitung von Trainings anhand früherer privater Notizen umfassen. Die Notizen werden dann nach Aktualität sortiert übermittelt, ohne dass Profilnamen, interne Kennungen oder genaue Datumsangaben automatisch hinzugefügt werden; ihr Inhalt kann weiterhin personenbezogen sein. Die auf Umformulierung für Minderjährige beschränkte Option erlaubt diese Nutzung nicht.
Die KI ist freiwillig und erfordert ausserdem die Berechtigungen von Club und Coach sowie eine für die betroffenen Personen geeignete Regelung mit dem Anbieter. Sportliche Betreuung und manuelle Eingabe bleiben ohne diese Zustimmung verfügbar.
Sie können diese Option beim Club oder unter info@activitee.golf ablehnen oder ihren Widerruf verlangen. Der Widerruf verhindert neue Übermittlungen für diesen Zweck und löst eine Prüfung offener Vorschläge aus. Bereits übermittelte Daten können dadurch nicht zurückgeholt werden. Eine vom Coach bereits geprüfte und übernommene Notiz gehört zur sportlichen Betreuung; ihre Berichtigung oder Löschung kann gesondert verlangt werden.
6. Dienstleister und Bearbeitungsländer
ActiviTee nutzt die folgenden Dienstleister. Nicht alle Daten werden in der Schweiz bearbeitet; der Standort der Datenbank bestimmt nicht den Standort aller anderen Dienste.
Supabase — Authentifizierung, Datenbank und Dateien
Das Supabase-Projekt dieser Anwendung ist für die Region Zürich (eu-central-2) konfiguriert. Datenbanksicherungen und gespeicherte Dateien sind getrennt: Eine Datenbanksicherung enthält keine Objekte aus dem Dateispeicher.
Vercel — Hosting und Ausführung der Anwendung
Die Funktionen dieser Anwendung sind für Frankfurt am Main, Deutschland (fra1), konfiguriert. Das Verteilnetz und die Betriebsdienste können in anderen Ländern tätig sein; diese Konfiguration gewährleistet nicht, dass sämtliche Bearbeitungen in der EU oder der Schweiz stattfinden.
Brevo — Dienst-E-Mails
Laut Brevo befinden sich seine Datenbanken in Frankreich, Deutschland und Belgien. Das ActiviTee-Konto ist so eingestellt, dass Transaktionsprotokolle einen Monat lang aufbewahrt und Vorschauen neuer E-Mails nicht gespeichert werden. Diese Einstellung belegt nicht, dass ältere Vorschauen oder bei Empfängern eingegangene Kopien gelöscht sind. Brevo-Informationen zum Hosting : https://help.brevo.com/hc/fr/articles/360001005510-Lieux-de-stockage-des-donn%C3%A9es.
OpenAI — freiwillige KI-Unterstützung und administrative Übersetzung
Das Projekt mit dem Namen ActiviTee ist im Modus «Global» mit Standardaufbewahrung konfiguriert, ohne Garantie für eine ausschliesslich europäische Datenresidenz oder eine Aufbewahrung von null Tagen. Im Standardregime können Daten zur Überwachung von Missbrauch vorbehaltlich Ausnahmen des Anbieters bis zu dreissig Tage aufbewahrt werden. Die Deaktivierung der Speicherung von Antworten in der Anwendung ersetzt keine vertraglich vereinbarte Nullaufbewahrung. OpenAI-Datenkontrollen : https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.
Benachrichtigungen können über Dienste des Browsers oder Geräts laufen. Dienstleister können für Betrieb, Sicherheit und Unterstützung eigene Unterauftragnehmer einsetzen. Die obigen Hostingorte garantieren nicht, dass jeder technische Zugriff nur in diesen Ländern erfolgt. An das administrative Übersetzungswerkzeug gesendete Vorlagen können Kontaktdaten des Betreibers enthalten; Mitgliederdaten dürfen darin nicht enthalten sein.
Jede Übermittlung an Empfänger in einem Land ohne anerkannt angemessenen Schutz muss durch die nach anwendbarem Recht erforderlichen Garantien oder Voraussetzungen abgesichert sein, insbesondere geeignete Vertragsklauseln und nötigenfalls zusätzliche Massnahmen. Die Freiwilligkeit der KI ersetzt diese Anforderungen nicht. Unter info@activitee.golf können Sie genauere Angaben zu Empfängern, Ländern und Garantien für Ihre Daten verlangen. Jede Änderung eines Dienstleisters oder dieser Modalitäten erfordert eine aktualisierte Information und, soweit nötig, eine neue Entscheidung vor der betreffenden Bearbeitung.
7. Wie lange werden Daten aufbewahrt?
Die Aufbewahrung hängt von der Kategorie und dem Bedarf ab. Die unten genannten Fristen bilden die auf den Dienst anzuwendende Richtlinie; nicht mehr benötigte Daten können früher gelöscht werden. Unterlagen eines anderen Clubs oder Rechte einer anderen Person dürfen bei einer Schliessung nicht versehentlich gelöscht werden.
Erstelltes, aber nie verwendetes Konto
Prüfung 90 Tage nach der Erstellung; Löschung eines nicht benötigten Kontos, nachdem es von einem vom Club weiterhin benötigten sportlichen Dossier unterschieden wurde.
Profil, Clubverknüpfungen und Familienbeziehungen
Während der benötigten Beziehung; nach ihrem Ende werden veraltete Zugänge entfernt und laufende Daten innerhalb von 90 Tagen abgeschlossen. Ein weiterhin gültiger Zugang bei einem anderen Club bleibt bestehen.
Ergebnisse, Bewertungen und Sportberichte
Während der aktiven Betreuung mit jährlicher Überprüfung des Bedarfs; höchstens 24 Monate nach Austritt aus dem Club, sofern kein anderer Bedarf ausreichend begründet ist. Regeln für offizielle Ergebnisse einer Organisation werden gesondert mitgeteilt.
Private Coach-Notizen
Überprüfung am Ende jeder Saison und Löschung spätestens 12 Monate nach der Trainingseinheit, sofern keine bestimmte Notwendigkeit dokumentiert ist.
Nachrichten und Anhänge
12 Monate nach dem letzten relevanten Austausch; noch aktive Gespräche werden jährlich überprüft.
Benachrichtigungen und gewöhnliche Zustellnachweise in ActiviTee
Höchstens 90 Tage nach dem Versand; der zugrunde liegende Sportbericht hat seine eigene Aufbewahrungsfrist. Kopien bei Zustelldiensten unterliegen deren gesonderten Bedingungen.
Marketplace-Inserate
Kontaktdaten werden bei Schliessung aus der Anzeige entfernt; Inserat und Bilder werden innerhalb von 90 Tagen nach Schliessung gelöscht, sofern kein konkreter Streitfall vorliegt.
Fotos und Dokumente zu Aktivitäten
Solange sie für den Zweck, für den sie hochgeladen wurden, benötigt werden, mit Überprüfung an jedem Saisonende; Löschung, sobald sie diesem Zweck nicht mehr dienen, vorbehaltlich einer für das Dokument begründeten Aufbewahrung.
Nicht übernommene KI-Vorbereitungen
Löschung, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens aber 30 Tage nach der vorgesehenen Trainingseinheit; übernommene Notizen folgen der Frist für Sportnotizen.
Informationen zur Überprüfung einer Anfrage
Belege werden gelöscht, sobald sie nicht mehr nötig sind; ein minimaler Nachweis über die Bearbeitung der Anfrage bleibt entsprechend dem Beweisbedarf erhalten.
Rechtliche Entscheidungen und die zu ihrem Nachweis erforderlichen Elemente werden während der betreffenden Beziehung und anschliessend mit beschränktem Zugang so lange aufbewahrt, wie sie zur Geltendmachung oder Verteidigung eines Rechts erforderlich sind. Die Dauer hängt von der Art der Entscheidung, der anwendbaren Rechtsmittelfrist und allfälligen laufenden Verfahren ab; der Bedarf wird mindestens jährlich geprüft. Dieses Kriterium rechtfertigt keine unbefristete Aufbewahrung des gesamten sportlichen Dossiers.
Eine Ausnahme von der Aufbewahrungsregel muss begründet, auf nötige Daten beschränkt und mit einem Datum zur erneuten Prüfung versehen sein. Sicherungen dienen nicht als laufendes Archiv; sie verfallen nach dem Zyklus des Sicherungsdienstes. Nach einer Wiederherstellung müssen genehmigte Löschungen erneut angewendet werden. Bereits erhaltene oder heruntergeladene Kopien können nicht allein durch Löschung ihrer Quelle aus der Ferne entfernt werden.
8. Auf Ihrem Gerät gespeicherte Informationen
Die Anwendung speichert für Ihre Sitzung und Einstellungen benötigte Elemente, etwa die Sprache oder das ausgewählte Kind. Einige Ansichten und Profildaten werden vorübergehend wiederverwendet, um die Anzeige zu beschleunigen. Eine Gültigkeitsdauer für die Anzeige garantiert nicht, dass alle Browserdaten physisch gelöscht werden. Melden Sie sich auf einem gemeinsam genutzten Gerät ab und schützen Sie den Zugang zu Ihrem Gerät.
Benachrichtigungen benötigen eine Erlaubnis des Browsers oder Systems; diese Erlaubnis ist keine Zustimmung zu einer kommerziellen Kampagne oder einer anderen freiwilligen Nutzung. Einstellungen und bestimmte lokale Daten können bis zu ihrer Ersetzung oder Löschung in den Browser- oder Anwendungseinstellungen auf dem Gerät verbleiben. Benachrichtigungen können auch in den Einstellungen des Browsers oder Geräts ausgeschaltet werden.
9. Ihre Anfragen und Entscheidungen
Sie können an info@activitee.golf schreiben oder das Formular «Anfrage zu meinen Daten» nutzen, um Zugang zu Ihren Daten, eine Berichtigung, eine Löschung oder eine Erklärung zur Bearbeitung zu verlangen. Rechte und mögliche Einschränkungen werden je nach Situation geprüft. Vor der Übermittlung von Informationen oder der Durchführung einer Handlung prüfen wir Ihre Identität in verhältnismässiger Weise. Bei einer Anfrage betreffend ein Kind müssen zudem die Vertretungsberechtigung und die Rechte des Kindes geprüft werden.
Das Formular erfasst die Anfrage; es löscht das Konto oder dessen Daten nicht sofort. Fabrice Joliat betreut die an die Kontaktadresse gesendeten Anfragen und koordiniert sie mit dem betreffenden Club. Bei einem Auskunftsbegehren nach schweizerischem Recht erfolgt die Antwort grundsätzlich kostenlos innert dreissig Tagen; eine Verlängerung oder Einschränkung muss nach den anwendbaren Regeln erläutert werden. Dies ist kein Versprechen einer automatischen Löschung innert dreissig Tagen. EDÖB, Auskunftsrecht : https://www.edoeb.admin.ch/de/auskunftsrecht.
Sie können sich bei einer Frage in seinem Zuständigkeitsbereich auch an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden. Rechtsmittel und gegebenenfalls die Zuständigkeit einer anderen Behörde bleiben vorbehalten.
10. Änderung dieser Erklärung
Jede Fassung nennt ihr Datum und die Änderungen. Ist eine neue Entscheidung nötig, wird sie gesondert angezeigt. Die Historie bewahrt den genauen Inhalt auf, der mit erfassten Entscheidungen verbunden ist; sie verwandelt eine Informationserklärung nicht in eine allgemeine Einwilligung.